De zakelijke brief
Veelal gebruikt men een zakelijke brief om formeel vast te leggen wat men eerder al besproken of behandelt heeft, zoals een afspraak, voorstel en overeenkomst. Er wordt kort beschreven waar het om (vaak één onderwerp) gaat en wat er van de ontvangende partij verwacht wordt.Een zakelijke brief heeft als pré boven e-mail dat het persoonlijker is en wanneer de brief netjes geschreven en opgemaakt is een goede indruk achterlaat bij de lezer. Verder worden brieven vaker in zijn geheel gelezen en leest men een e-mail maar globaal.
Inhoud van een zakelijke brief
Een zakelijke brief bestaat uit drie belangrijke delen. Deze indeling is in het zakelijk traject gebruikelijk bij het lezen van een zakelijke brief en daarom belangrijk.- Inleidende tekst: Geef aan waarom je de zakelijke brief schrijft.
- Middenstuk: Schrijf wat je aan de lezer wilt meedelen of uitleggen.
- Afsluiting: Verzoek om een spoedige beantwoording of stel een afsluitende vraag. Daarna kun je afsluiten met een passende slotzin.
Onderdelen bij het opstellen van een zakelijke brief
Naast de vaste indeling voor de tekst van de brief zijn er ook vaste onderdelen die de zakelijke brief moet bevatten. Deze bestaan uit:- 1. Adres - [Links boven] Hier vul je je eigen naam, adres en eventuele bedrijfslogo in. Vaak is het lettertype van dit onderdeel anders als de rest van de tekst.
- Voorbeeld:
Pieter van Bosch
Dorpstraat 11
1234 JC Utrecht
2. Adressering - [Links boven onder 1] Wanneer je de brief aan een organisatie richt noem je hier eerst de organisatie en daarna de naam van de lezer.
- Voorbeeld:
Voorbeeldorganisatie
Pieter van Bosch
Keizersgracht 174
1016 DW Amsterdam
3. Plaats en datum - [Onder 2] Schrijf eerst de plaatsnaam en vervolgens de maand voluit.
- Voorbeeld:
Amsterdam, 15 maart 2010
4. Onderwerp/Betreft - Het onderwerp kan helpen bij het archiveren van de brief. Hierin kun je aangeven waar de brief over gaat. Hierbij kun je ook denken aan een referentienummer. Het is belangrijk dat je dit kort en bondig aangeeft, maar wel volledig.
- Voorbeeld:
Betreft: Overboeking maart 2010
5. Aanhef - Hier begroet je de persoon aan wie je de brief schrijft. Wanneer je de naam weet begin je met Geachte heer/mevrouw Bakker. Wanneer de naam onbekend is, is Geachte heer/mevrouw voldoende. In de aanhef komt geen titulatuur voor, dus "drs" is uitgesloten.
- Voorbeeld:
Geachte heer/mevrouw,
6. Slot en ondertekening - Meestal gebruikt men hier "met vriendelijke groeten,", maar "hoogachtend," is ook mogelijk. Dit oogt wat formele dan de eerder genoemde.
- Voorbeeld:
Met vriendelijke groeten,
Pieter van Bosch
