Net als er in het verkeer regels zijn, moet u u bij het schrijven van een formele brief ook aan bepaalde regels houden. Deze regels variëren van schrijfstijl tot opmaak en zijn redelijk eenvoudig aan te leren, omdat iedereen wel eens een formele brief heeft gelezen.
Indeling
De indeling van een brief is erg belangrijk, omdat professionele partners gewend zijn om op een vaste manier brieven te schrijven en te lezen. Daarom hebben we de stappen onder elkaar uitgeschreven.- Bovenaan de brief schrijft u uw eigen adres, te beginnen met u naam en vervolgens u adres.
- Als tweede komt het adres van de ontvanger, deze schrijft u zo compleet mogelijk op en hanteert twee witregels tussen het eerste en tweede onderdeel.
- Daarna komt aan de rechterkant van het papier twee regels onder de vorige kop de plaats en het tijdstip waarop de brief geschreven is. Voorbeeld: Utrecht, 1 januari 2010.
- Het vierde onderdeel bestaat uit het onderwerp. Ook hier weer twee regels afstand en een korte beschrijving waar de tekst over gaat. Voorbeeld: Betreft: Voorbeeldbrief formele schrijfstijl
- Vervolgens breng u drie witregels aan, waarna u de aanhef plaatst. Veelgebruikt in formele communicatie is “Geachte heer, mevrouw”.
- Nu komt een kleine introductie, van wat de lezer precies kan verwachten. Vaak gebruik u dit ook om de aandacht te trekken. Ook hier weer een witregel met de voorgaande kop.
- Daarna het belangrijkste deel van de tekst en dat is het middenstuk. Hierin leg u uitgebreid uit wat u wilt of wenst over te brengen.
- Afsluiting, ook hier weer een aparte alinea gescheiden met een witregel. Geef kort aan wat u verwacht van de lezer, bijvoorbeeld Alvast hartelijk bedankt of In afwachting van uw betaling verblijven wij.
- Aansluitend aan de afsluiting plaats u een afsluitende groet, zoals Met vriendelijke groeten of Hoogachtend.
- Ten slotte is het belangrijk om u handtekening onderaan te plaatsen vergezeld met u volledige naam.
Brief opmaak tips
Een goede uitstraling is van grote betekenis, zeker in het geval een eerste indruk. Wij hebben de onderstaande tips opgesteld om u hierbij te helpen. Verder raden wij u aan andere brieven als voorbeeld te gebruiken. Zo kunt u gebruikmaken van onze voorbeeldbrief links onderaan de pagina, hier kun u veel inspiratie mee opdoen.De tips:
- Maak gebruik van een neutrale kleur papier, zoals crème of beige.
- Schrijf niet overdreven beleefd, dit kan de lezer afleiden van de boodschap.
- Probeer persoonlijk te schrijven, waarbij u woorden als “afnemer” en “abonnee” vermijdt en vervangt met u.
- Probeer de lezer geïnteresseerd te houden door de wens van de lezer in het achterhoofd te houden. Wanneer u bijvoorbeeld informatie wilt hebben over een misdaad en u kunt de bewoners van de desbetreffende wijk direct een brief sturen. Dan is het goed om een zin als “Om veiligheid in uw buurt te kunnen blijven garanderen is het van belang…”
- Om u brief een serieuze uitstraling te geven is het bijstellen van de marges interessant. De beste instelling is “Links: 35 mm, Rechts: 20mm, Boven 20mm, Onder: 20mm”.
